Le séminaire est un événement qui vise à former et informer les participants sur un sujet ou un thème spécifique. Malgré les spécificités d’un tel événement, l’organisation n’est pas si difficile! Si vous ne savez pas par où commencer pour vous assurer que tout le monde passe un bon moment à votre séminaire, suivez ces quelques étapes pour vous montrer la voie à suivre.
1. Définissez vos objectifs
Définir les objectifs du séminaire est une première étape essentielle. Vous devez être en mesure de donner une réponse claire à la question : pourquoi organisons-nous ce séminaire? Une fois que vous avez répondu à cette question, vous devriez savoir ce que vous attendez de l’événement. À partir de ces éléments, vous élaborerez un plan d’action concret. Définir au préalable les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir dans son organisation.
2. Définissez qui sont vos participants
Plusieurs parties prenantes doivent être prises en compte lorsque vous organisez ce type d’événement. Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera essentielle à la planification de votre événement. Votre objectif principal est tous ceux qui sont directement concernés et affectés par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsque nous parlons des participants dans ce cas particulier, ils ne sont pas limités à ceux qui assistent au séminaire, mais comprennent également les conférenciers.
3. Faites des prévisions budgétaires
La substance de votre événement a été définie, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos souhaits. Le budget est fondé sur les deux premières étapes ainsi que sur diverses contraintes financières. Une fois que les objectifs sont priorisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs. Chacun nécessitera des ressources financières. Il faudra donc s’assurer que toutes les dépenses prévues ne dépassent pas les revenus qui leur sont alloués. Notre dernier conseil au sujet du budget est de toujours prévoir une marge d’erreur pour les dépenses imprévues potentielles.
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4. Choisissez la bonne date
Les différentes options de dates doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient indisponibles. Vous devez sélectionner une date à laquelle la majorité des participants seront disponibles. Évitez les périodes où votre public cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les célébrations nationales. Avant de fixer une date définitive, il est essentiel de confirmer la disponibilité des participants.
5. Trouvez un lieu approprié
Le lieu d’un événement devrait être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité ici signifie le nombre de personnes que la salle peut contenir, laissant la salle aérée et pas trop bondée. Ensuite, le deuxième critère à considérer est l’emplacement. Si vous organisez un séminaire pour les gens de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus éloigné de la ville, même si vous voulez être original, surtout lorsque les invités paient pour leur propre transport. L’accès au séminaire devrait également être facile, sans avoir à chercher pendant des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre.
6. Organisez les activités
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à planifier les activités qui auront lieu pendant l’événement chronologiquement. Pour vous assurer de la bonne exécution du plan, vous devrez faire quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant le jour J. Découvrez par la suite comment réussir un événement professionnel avec un magicien